หนึ่งในคำถามที่ทีมงาน ARINCARE ได้รับบ่อยที่สุดเกี่ยวกับระบบของเราคือประเด็นเรื่องความปลอดภัยของระบบออนไลน์

ในวันนี้ผมไม่ขอ “ฟันธง” นะครับว่าระบบไหนดีกว่ากัน เพราะทั้งสองล้วนมีข้อดีข้อเสียของตัวเองแตกต่างกันไป ผมขอถือโอกาสนี้นำเสนอประเด็นสำคัญที่ใช้ประกอบการพิจารณาเลือกใช้ ส่วนการตัดสินใจนั้นอยู่ที่การตัดสินใจของผู้ประกอบการร้านขายยาครับ

Offline / Online

อันดับแรกผมขอเริ่มด้วยความเข้าใจก่อนนะครับว่าเวลาเราพูดถึง Offline (ออฟไลน์) และ Online (ออนไลน์) นั้นเราหมายถึงอะไร

Offline — เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาโดยให้ตัวโปรแกรมและข้อมูลในการใช้งานต่างๆนั้นถูกเก็บอยู่บนเครื่องคอมพิวเตอร์ในร้าน โดยเน้นการใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นโดยตรง ไม่มีการเข้าใช้งานผ่านระบบอินเทอร์เน็ตได้ หรือสามารถเข้าใช้งานได้เพียงบางฟังก์ชั่นที่ถูกจำกัดไว้เท่านั้น เช่นการดูรายงาน เป็นต้น (การใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์ในระบบเครือข่ายภายในร้านผ่านวง LAN ในที่นี้เราถือว่าเป็นระบบ Offline นะครับ) โปรแกรมแบบ Offline ที่เราคุ้นเคยก็ตระกูล Microsoft Office ที่ลงจากแผ่น

Online-เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาโดยที่ข้อมูลต่างๆนั้นถูกเก็บอยู่นอกสถานที่เช่น บน Cloud หรือ Web Hosting ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลใช้งานเหล่านี้ได้ผ่านอินเทอร์เน็ตด้วยโปรแกรมที่ลงบนเครื่อง หรือเว็บบราวเซอร์ เช่น Google Chrome โปรแกรม online ที่เราคุ้นเคยใช้กันทุกวันก็เช่น Gmail และ Facebook

ซึ่งผู้ประกอบการร้านขายยาเมืองไทยโดยมากจะคุ้นเคยกับระบบ Offline ที่ต้องลงโปรแกรมบนเครื่องคอมพิวเตอร์มากกว่า เนื่องจากระบบโปรแกรมบริหารร้านขายยาที่พบเห็นในบ้านเรานั้นแทบจะทั้งหมดเป็นระบบ “Offline” คือไม่สามารถเข้าทำงานผ่านระบบอินเทอร์เน็ตได้

ประเด็นในการพิจารณา

การจะประเมินว่าแบบไหนที่เหมาะกว่ากัน ในเชิง IT เรามีหลักด้วยกัน 5 ข้อครับ

1. ความปลอดภัยของข้อมูล
2. ความเสถียรของระบบ
3. ความสะดวกในการใช้งาน
4. Performance ของตัวโปรแกรม
5. ความคุ้มค่าของการลงทุน

ความปลอดภัยของข้อมูล

การจะประเมินด้านความปลอดภัยนั้น อันดับแรกเราควรคำนึงถึงจำนวนผู้ที่เข้าถึงข้อมูล (ใครบ้างที่เปิดดูได้) ระดับการป้องกันการโจมตี และความเสียหายที่เกิดจากปัจจัยอื่นๆ

หลายคนเชื่อว่าการใช้โปรแกรมแบบ Offline นั้นมีข้อได้เปรียบตรงที่เราสามารถจำกัดจำนวนผู้คนที่เข้าถึงข้อมูลนั้นได้เฉพาะจำนวนคนที่อยู่ในร้าน (เจ้าของ ครอบครัว พนักงาน)

แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลจะปลอดภัย เพราะคนส่วนมากก็ใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันในการเข้าเว็บ ดาวโหลดไฟล์ ดูคลิปต่างๆ จึงไม่แปลกใจที่เครื่องคอมพิวเตอร์ในร้านเรามักติดไว้รัสและมัลแวร์จากอินเทอร์เน็ต ซึ่งถ้าเป็นการมุ่งขโมยข้อมูล ก็ไม่ต่างจากการเอาข้อมูลบนเครื่องไปวางไว้แบบไม่มีอะไรป้องกันเลย

และสิ่งที่อันตรายยิ่งกว่าคือการสูญหายของข้อมูลที่เกิดจากปัจจัยด้านฮาร์ดแวร์ เช่นเครื่องคอมพิวเตอร์เสีย หรือถูกขโมย เคยไหมครับที่จู่ๆคอมพิวเตอร์ที่ร้านก็เปิดไม่ติด เครื่องคอมเสียจากไฟตกไฟกระชาก ถูกไว้รัสจนใช้งานไม่ได้ หรือเครื่องคอมสูญหาย ซึ่งในกรณีดังกล่าวนี้มีโอกาสน้อยมากที่จะกู้ข้อมูลกลับมาได้

ในขณะที่ระบบ online นั้น ผู้ใช้งานจะไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสูญหายจากปัญหาด้านฮาร์ดแวร์ เพราะข้อมูลไม่ได้ถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ ถ้าคอมพิวเตอร์เสีย เราเพียงหาเครื่องใหม่มาก็สามารถทำงานต่อได้ทันที ส่วนความกังวลว่าข้อมูลของตนที่อยู่บน Cloud จะถูกแฮ็คไปนั้นก็ขึ้นอยู่กับว่าผู้ให้บริการระบบมีมาตรการเข้มงวดด้านความปลอดภัยมากเท่าไร และตัวผู้ใช้งานเองปล่อยให้คนอื่นรู้รหัส login ของเราหรือไม่

ความเสถียรของระบบ

ความเสถียรหรือความต่อเนื่องของการใช้งานนั้นในระบบ Offline ขึ้นอยู่กับสภาพของคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์และการดูแลระบบไฟในร้านของเราเป็นหลัก ถ้าเราดูแลให้เครื่องคอมไม่เสีย อยู่ในสภาพดี มีระบบสำรองไฟที่ดีในร้านก็จะสามารถเพิ่มความเสถียรให้ระบบได้

ในขณะที่ระบบ Online นั้นความเสถียรจะขึ้นอยู่กับคุณภาพสัญญาณอินเทอร์เน็ตเป็นหลัก

ความสะดวกในการใช้งาน

แม้ว่าการใช้งานหลักของโปรแกรมบริหารร้านยาจะเกิดขึ้นภายในร้าน แต่ในยุคที่เรามีการเคลื่อนที่เดินทางมากขึ้น ผู้ประกอบการเจ้าของร้านต้องเดินทางตรวจดูสาขาต่างๆ และการตัดสินใจต้องใช้ข้อมูลจากทุกสาขาในการวิเคราะห์ ทำให้ระบบ Online ได้รับความนิยมสูงขึ้นเป็นอย่างมาก ทีมงาน Arincare ได้รับการเรียกร้องให้เปิดระบบบนโทรศัพท์มือถือเพื่อให้เข้าใช้งานได้สะดวกขึ้น

Performance ของตัวโปรแกรม

ความรวดเร็วในการโหลดของตัวโปรแกรมนั้นเป็นจุดเด่นของระบบ Offline โดยเฉพาะถ้าเครื่องคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์นั้นเป็นเครื่องสเปคสูง (โปรแกรม offline ที่ต้องลงไว้บนเครื่องมักต้องการเครื่องคอมที่มีสเปคสูง)

ในขณะเดียวกันระบบ Online จะไม่ต้องการคอมพิวเตอร์ที่สเปคสูงมากนัก แต่ความเร็วของตัวโปรแกรมจะขึ้นอยู่กับสัญญาณอินเทอร์เน็ตเป็นหลัก

ความคุ้มค่าของการลงทุน

การที่ผู้ประกอบการเจ้าของร้านยาจะเริ่มใช้โปรแกรมตัวหนึ่งก็จำเป็นต้องมีการซื้อฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่นๆ

แต่อย่างไรก็ตามการลงทุนนั้นยังครอบคลุมถึงการดูแลรักษาและความรู้ด้านไอทีของเจ้าของร้าน ถ้ามีความรู้ด้านไอทีอยู่แล้วก็สามารถแก้ไขระบบได้เองเมื่อเครื่องมีปัญหา แต่หากไม่มีความชำนาญด้านไอทีก็อาจต้องจ่ายเงินจำนวนมากเพื่อซ่อมและลงโปรแกรมใหม่

ระบบ Offline มักมีการลงทุนที่สูงกว่าเนื่องจากผู้ประกอบการต้องซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์สเปคสูง และต้องมีการเสียค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง หรือซื้อเครื่องใหม่

ระบบ Online มีจุดเด่นคือต้นทุนที่ต่ำกว่า เนื่องจากไม่ต้องการคอมพิวเตอร์ที่สเปคสูงมากนัก โดยมากสามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่แล้ว และไม่ต้องการความรู้ด้านไอทีในการเริ่มติดตั้งใช้งานโปรแกรมรวมถึงดูแลระบบ