ทำใบรับสินค้า

ใบรับสินค้า คือ เอกสารที่เจ้าของบริษัททำขึ้นหลังจากได้รับยาหรือสินค้าจากเจ้าหนี้ เจ้าของบริษัทจะต้องทำการตรวจนับสินค้าคู่กับใบกำกับสินค้าที่เจ้าหนี้ส่งมาให้ว่าครบถ้วนหรือไม่ สำหรับการสร้างใบรับสินค้าจะเป็นสิทธิของผู้ใช้งานที่เป็น administrator หรือเจ้าของบริษัทเท่านั้น

เมื่อเข้าระบบมาที่ส่วนบริหารจัดการหลังบ้าน (Back Office) แล้วให้ผู้ใช้งานคลิกที่ “คลังสินค้า” แถบเมนูด้านบน จากนั้นคลิกที่ “รายการใบรับสินค้า” แถบเมนูด้านบนซ้ายมือ จากนั้นให้ผู้ใช้งานคลิกที่ “เพิ่มใบรับสินค้า” ทางด้านขวามือ เพื่อสร้างใบรับสินค้าใหม่

เมื่อผู้ใช้งานเข้ามาที่หน้า “สร้างใบรับสินค้า” จะมีช่องว่างให้ใส่รายละเอียดต่าง ๆ

โดยเฉพาะ “ชื่อผู้จำหน่าย” หากผู้ใช้งานเคยลงข้อมูลใน “เจ้าหนี้” หรือ supplier ก่อนหน้านี้แล้ว เมื่อผู้ใช้งานพิมพ์ชื่อเจ้าหนี้ในช่อง “ชื่อผู้จำหน่าย” แล้ว ระบบจะทำการขึ้นข้อมูลรายชื่อผู้จำหน่ายที่มีอยู่ในระบบขึ้นมาให้อัตโนมัติโดยที่ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ในทุก ๆ ครั้ง

สำหรับ “สาขาที่รับสินค้า” ให้เลือกสาขาในขั้นตอนนี้ได้เลย

ในส่วนของเลขที่ใบสั่งซื้อ คือเลขของใบสั่งซื้อที่ผู้ใช้งานได้สร้างไปในหน้ารายการใบสั่งซื้อสินค้าก่อนหน้านี้

สามารถค้นหาจากเลขที่ใบสั่งซื้อที่บันทึกไว้ในระบบ ระบบจะขึ้นมาให้อัตโนมัติ

ในส่วนของหมายเลขใบกำกับภาษี คือ เลข 13 หลัก ที่มาจากใบส่งสินค้าของ “เจ้าหนี้ หรือ ผู้จัดจำหน่าย”

ในส่วนของเครดิต คือ ระยะเวลาการจ่ายเงิน ตามระยะเวลาที่ตกลงกับ “เจ้าหนี้ หรือ ผู้จัดจำหน่าย” หลังจากได้รับสินค้าไปแล้ว

ผู้ใช้งานสามารถใส่ระยะเวลาของเครดิตตามจำนวนวันที่ตกลงกับเจ้าหนี้ หรือผู้จัดจำหน่ายในช่องนี้ได้เลย

ตัวอย่างเช่น เครดิต 30 วัน วันครบกำหนดก็จะเลื่อนไปอีก 30 วัน หลังจากวันที่ได้รับสินค้าไปแล้ว เจ้าของร้านสามารถชำระเงินได้ไม่เกินวันครบกำหนด

ผู้ใช้งานสามารถเลือก “วิธีคิดคำนวนภาษี” รูปแบบภาษี จะมีให้เลือกด้วยกัน 3 แบบ

1.แบบ “ไม่มีภาษี” หมายความว่า ราคาสินค้าที่กำหนดนั้นไม่ได้รวมภาษี และไม่ต้องบวกภาษีเพิ่ม

2.แบบ “ราคารวมภาษีแล้ว” หมายความว่า ราคาสินค้าที่กำหนดเป็นราคาขายนั้น ได้ถูกรวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว

3.แบบ “ราคายังไม่รวมภาษี” หมายความว่า ราคาสินค้าที่กำหนดในไว้นั้น ยังไม่ได้ถูกรวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้ จะต้องบวกภาษีเพิ่มเป็นอัตราร้อยละของราคาสินค้าทั้งหมด

แม้ว่าสินค้าชนิดเดียวกัน จำนวนเท่ากัน แต่รูปแบบภาษีที่แตกต่างกันก็ทำให้ จำนวนเงินรวมทั้งหมดไม่เท่ากันเช่นเดียวกัน

กรณี “ราคารวมภาษี” กรณีนี้จะจ่ายเงิน 475 และไม่ต้องจ่ายภาษีเพิ่ม เพราะภาษีได้คิดไปในราคาสินค้าเรียบร้อยแล้ว

กรณี “ราคายังไม่รวมภาษี” กรณีนี้ต้องจ่ายเงิน 508.25 บาท คือ ต้องจ่ายเพิ่ม 33.25 บาท จากราคาภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% บวกเพิ่มกับราคาสินค้า 475 บาท เพราะภาษียังไม่ได้คิดรวมกับราคาสินค้า

สำหรับหน้า “เพิ่มสินค้า” ในช่อง “ชื่อสินค้า” ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มโดยการ สแกนบาร์โค๊ด หรือ ค้นหาจากชื่อสินค้าได้โดยตรง นอกจากนั้นจะมีรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น ชื่อสินค้า วันหมดอายุ จำนวนและราคาต้นทุน ราคาขาย

ในส่วนของส่วนลดนั้นจะเป็นกรณีเฉพาะของเจ้าของร้านและผู้จัดจำหน่ายตกลงกันไว้ โดยส่วนลดนั้นจะคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ หรือ อัตราร้อยละ

ส่วนลดจะทำให้จำนวนเงินรวมเปลี่ยนแปลง แต่ส่วนนี้จะเป็นส่วนลดเฉพาะของแต่ละสินค้า

สำหรับส่วนลดในหน้านี้ จะเป็นส่วนลดรวมของทั้งหมด หากเจ้าของร้านได้รับส่วนลดเพิ่มเติม สามารถใส่จำนวนเงินที่ได้รับเป็นส่วนลดในหน้านี้ได้

เมื่อเพิ่มสินค้าและทำการบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ระบบจะขึ้นข้อมูลสินค้าและจำนวนสินค้าที่ได้รับในหน้าใบรับสินค้า ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้องก่อนบันทึกข้อมูล หากข้อมูลถูกต้องและครบถ้วนแล้ว สามารถคลิกที่ปุ่ม “บันทึก” เพื่อบันทึกข้อมูล

หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วกดบันทึกข้อมูล ระบบจำทำการบันทึกข้อมูลสินค้าที่ได้กรอกไว้เข้าสู่ระบบ

สถานะของใบสั่งซื้อ

สำหรับสถานะของใบรับสินค้า จะเป็นการแสดงให้ผู้ใช้งานได้ทราบถึงขั้นตอนการดำเนินการของการรับสินค้านั้น ๆ

• “เตรียมรายการ” จะเป็นสถานะแรก เมื่อสร้างใบรับสินค้าเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้งานยังสามารถแก้ไขข้อมูลในสถานะนี้ได้
• “ดำเนินการ” เป็นสถานะที่อยู่ในระหว่างการดำเนินการกับเจ้าหนี้ หรือผู้จัดจำหน่าย ผู้ใช้งานยังสามารถแก้ไขข้อมูลในสถานะนี้ได้
• “เสร็จสมบูรณ์” เป็นสถานะที่เสร็จสิ้นแล้ว ได้ทำการรับสินค้าจากเจ้าหนี้ หรือผู้จัดจำหน่ายเป็นที่เรียบร้อยแล้ว และผู้ใช้งานไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้อีก
• “ยกเลิก” เป็นการยกเลิกใบรับสินค้านั้น ๆ แต่รายการรับใบสินค้าจะยังคงอยู่ในหน้ารายการใบรับสินค้า ผู้ใช้งานไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้อีก

การชำระเงินของใบสั่งซื้อ

สำหรับสถานะของใบรับสินค้า จะเป็นการแสดงให้ผู้ใช้งานได้ทราบถึงขั้นตอนการดำเนินการชำระเงินของรายการรับสินค้านั้น ๆ

• “จ่ายแล้วบางส่วน” หมายความว่า ได้ทำการจ่ายเงินไปแล้วให้กับ เจ้าหนี้ หรือผู้จัดจำหน่ายไปแล้วบางส่วน
• “จ่ายครบ” หมายความว่า ได้ทำการจ่ายเงินไปแล้วให้กับ เจ้าหนี้ หรือผู้จัดจำหน่ายไปครบแล้ว

หากใช้งานได้รับสินค้าถูกต้องครบถ้วนแล้วสามารถเปลี่ยนแปลงสถานะของใบรับสินค้าจาก “เตรียมรายการ” มาเป็น “เสร็จสมบูรณ์”

เพื่อให้จำนวนของสินค้านั้นเข้าสู่ Stock เพื่อให้สามารถเข้าไปขายในระบบ POS ได้

**จำนวนของสินค้าที่รับเข้าจะถูกบรรจุเข้าไปในคลังสินค้าเพื่อให้ขายได้เมื่อใบรับสินค้านั้นอยู่เปลี่ยนสถานะเป็น “เสร็จสมบูรณ์” เท่านั้น

เมื่อทำการเปลี่ยนสถานะของรายการใบรับสินค้าให้เป็น “เสร็จสมบูรณ์” แล้ว ระบบจะทำการบันทึกและ นำสินค้าพร้อมจำนวนเข้าสู่ Stock และสามารถทำการซื้อขายได้ทันที